כיצד לתכנן נכון את חלוקת המשרד על פי מחלקות

חלוקה נכונה של המשרד למחלקות היא מרכיב מפתח בעיצוב משרד יעיל ותומך בהשגת יעדי הארגון. חשיבותה נובעת מהשוני באופי העבודה והצרכים של כל מחלקה, הן מבחינת כוח האדם והן מבחינת תשתיות פיזיות נדרשות. על מנת לתכנן נכון את חלוקת המשרד, יש להתחיל במיפוי מעמיק של כל מחלקה – תחומי האחריות, מספר העובדים, סוג העבודה, הציוד והריהוט הנדרש ועוד. בהתבסס על נתונים אלו ניתן לקבוע היכן למקם כל מחלקה במשרד כך שייווצר זרימת עבודה יעילה בין המחלקות השונות. בשלב הבא יש לתכנן את חללי העבודה ואזורי השירות הספציפיים עבור כל מחלקה לפי צרכיה. ולבסוף, חשוב ליצור שטחים משותפים נעימים כגון פינות קפה, אוכל וישיבות, שיאפשרו אינטראקציה בין עובדי מחלקות שונות. במאמר זה נרחיב על 4 היבטים מפתח אלו בתכנון חלוקת משרד למחלקות.

מיפוי צרכי המחלקות ותחומי העיסוק

הצעד הראשון בתכנון חלוקת המשרד הוא לבצע מיפוי מדויק של כל מחלקה ומחלקה. יש להבין לעומק למה כל מחלקה מתמקדת ומהם תחומי האחריות הספציפיים שלה. כמו כן, חשוב לדעת כמה עובדים יושבים בכל מחלקה, מה סוג העבודה והמשימות היומיומיות שהם מבצעים ואילו ציוד וריהוט נדרשים להם לביצוע תפקידם. כאמור, איך לתכנן משרד ביתי שונה בתכלית מאיך לתכנן משרד גדול לחברת הייטק או בנק – ולכן הבנת צורכי המחלקות היא הבסיס.

מיפוי כזה יאפשר לדעת למשל אם מחלקה מסוימת דורשת שולחנות גדולים עם מסכי מחשב או שולחן עגול לישיבות, האם נדרש מרחב אחסון רב לתיקים פיזיים או ציוד יקר כמו סורקים ומכונות צילום, ועוד כהנה וכהנה פרטים רלוונטיים. רק לאחר איסוף נתונים אלו ניתן לעבור הלאה לשלב הבא של קביעת מיקום המחלקות במשרד.

קביעת מיקום המחלקות במשרד

לאחר שיש בידינו הבנה ברורה של תחומי העיסוק, האחריות והצרכים הייחודיים של כל מחלקה, השלב הבא הוא לקבוע היכן למקם כל מחלקה במרחב הפיזי של המשרד. מטרת מיקום המחלקות היא לאפשר זרימת עבודה חלקה ויעילה בין המחלקות השונות תוך ניצול אופטימלי של השטח. לדוגמה, נרצה למקם את מחלקת משאבי האנוש בקרבת חדר ההנהלה הבכירה, בעוד מחלקת השיווק תמוקם בחזית המשרד עם גישה נוחה לחדרי הישיבות עם הלקוחות.

בעיצוב משרד מודרני מומלץ למקם מחלקות רועשות או הפולטות חום רחוק מהכניסה הראשית. כמו כן, שטחי שירות כגון מטבחונים, חדרי מנוחה ושירותים ימוקמו באזורים נגישים אך בעלי פחות עבר לצמצום הפרעות.

תכנון חללי העבודה ואזורי השירות

לאחר שיודעים היכן כל מחלקה תמוקם, הגיע הזמן לתכנן את החללים הפנימיים ואזורי השירות הנדרשים עבור כל מחלקה. בשלב זה משרד עיצוב פנים יוכל לסייע רבות במציאת פתרונות יצירתיים לניצול מיטבי של השטח תוך התאמת העיצוב לצורכי כל מחלקה. לדוגמה, עבור מחלקת משאבי אנוש יש לתכנן מרחבי עבודה פתוחים עם שולחנות עבודה וחדרי ישיבות, לצד חדרי ראיונות אישיים ואזור אחסון מאובטח לתיקי עובדים. לעומת זאת, במחלקה היצרנית דרושים שולחנות עבודה גדולים, אזור אחסון לציוד וחומרי גלם ואולי אף סדנה להרכבות.

מעבר לחללי העבודה עצמם, יש לתכנן היכן למקם אזורי שירות כגון חדרי ישיבות, מטבחונים, שירותים, חדרי מנוחה ועוד – באופן שיהיו זמינים ונגישים לכל המחלקות בהתאם לצרכיהן.

יצירת שטחים משותפים ואזורי מנוחה

בנוסף לחללי העבודה ואזורי השירות המיועדים לכל מחלקה, חשוב לתכנן שטחים משותפים שיעודדו פגישה ואינטראקציה בין עובדים ממחלקות שונות. שטחים אלו כוללים חלל מרכזי גדול למפגשים, ישיבות ספונטניות ואירועים, לצד פינות ישיבה נעימות, פינת קפה מאובזרת היטב ואולי אף מסעדה פנימית או גינה. שטחי המפגש יאפשרו רענון, הפוגה וחיזוק שיתופי פעולה בין מחלקתיים.

בנוסף, עיצוב משרד יוקרתי כולל היום חדרי מנוחה שבהם העובדים יכולים לנוח, להירגע ואולי אף למדוט או לנמנם בהפסקות. חדרי מנוחה אלו מוכחים כתורמים למוטיבציה, לרענון המחשבה וליצירתיות.

לסיכום, חלוקה נבונה של המשרד למחלקות היא משימה מורכבת המחייבת התייחסות למגוון רב של שיקולים. התהליך מתחיל בהבנת עומק של צורכי ואופי העבודה של כל מחלקה, עובר בקביעת מיקום אופטימאלי עבורן במרחב המשרד, וממשיך בעיצוב פרטני של חללי העבודה והשירות עבור כל מחלקה בהתאמה אישית. מעבר לכך, חיוני גם ליצור שטחים משותפים נעימים שיעודדו פגישה ושיתוף פעולה בין-מחלקתיים. עם תכנון מדוקדק המבוסס על הבנת הצרכים ויצירת סביבה המותאמת לייעודה, ניתן להגיע לחלוקת משרד אופטימלית שתשרת נאמנה את מטרות הארגון.